以下文章來自經濟日報
內部稽核是各部門的顧問、問題解決者?還是等待退休的閒差事?新光產物保險總經理詹俊裕說,稽核室是重要的部門,稽核人員有很大揮灑空間,只要能協助受稽核者解決問題,對方就會歡迎你、感謝你。換句話說,必須把被稽核者當成客戶,用心提供服務、協助發現並解決問題。
詹俊裕在中華民國內部稽核協會台中分會,講述「稽核人員溝通技巧與人際關係的提升」時表示,很多內部稽核不受歡迎,往往是因為總來東看西看、又寫報告,易被誤為問題製造者。
其實,稽核是監督者,而非規章制度制訂者、建議者而非強硬的執行者、問題解決者而非問題製造者,不只是來東看西看的檢查人員。
詹俊裕曾任富邦產物保險總稽核,之前是資深協理,掌管資訊、財務等部室,轄下有138人。他笑說,接到調任總稽核公文時,一度有點「哽咽」,心想多年認真打拚,怎麼會被派任總稽核,管編制只有八個人的單位?
他幽了自己一默說,為了飯碗,還是「含著眼淚」接受新職。調任總稽核後,詹俊裕到內部稽核協會上課,了解內部稽核的重點在內部控制。上完課、整理好資料,他與各部門展開溝通、說明,開始稽核生涯。
他在這個職務任內做了很多改變,學習及成長也最多,等於為接任總經理鋪路。
詹俊裕採行顧問式稽核方式推展業務,當時,富邦各地分公司加上總公司部室合計有44個單位,他在半年內講了44場,對稽核的功能、作業等,可說是倒背如流。
所以,第二次再到分公司時,已有人問「總稽核,這次要教我們什麼?」詹俊裕也更加努力準備資料與同事分享,並將心得張貼在公司網站,或投稿到專業報紙,並結集出書。
詹俊裕認為,稽核人員改變心態,採取顧問式的稽核,就能化消極為積極、化被動為主動,有興利大於除弊、助人為快樂之本的心態,自能樂在工作。
在作法上,稽核人員對檢舉等消息來源必須保密,有時要急事緩辦,避免獲知訊息就急如星火去處理,最好先加以過濾、稍作沉澱;也不要剛去過甲單位,接著就去查乙單位,以避免瓜田李下,造成單位間的猜疑或嫌隙。「做事有依據、管理有數據」,是稽核人員成功的準則。
詹俊裕勤於抒發心得,卻是無心插柳柳成蔭,新光老闆看了書找上他。接任新光產險總經理時,他提醒同事:每天保持心情愉快,隨時思考「我能為你(公司、客戶)做什麼?」。
他建議稽核人員,要先「點頭、微笑、打招呼」,因為人際互動來自感覺,態度誠懇,有親和力、言行一致,必能消除隔閡。他「空降」到新光後,仍然維持一貫的點頭、微笑、打招呼,而與同事有更多交集。
【經濟日報/記者魏錫鈴報導/20080523】